Извештај са састанка одржаног у Прокупљу 22. јуна 2022. године

На иницијативу Извршног одбора АДС а у организацији Историјског архива „Топлице“ као домаћина, у Дому културе Прокупље 22. јуна 2022. године одржан је  састанак коме су присуствовали директори и представници архива, односно запослени на пословима заштите архивске грађе ван архива и то : 

• Историјски архив „Топлице“ Прокупље: Милан Стојановић, директор, Драган Лекић, спољна служба.
• Државни архив Србије: Славица Соломун, руководилац Одељења архивске грађе новог периода, Александар Рафаиловић, руководилац Одељења за коришћење архвске грађе и техничку заштиту, Тања Драгићевић, послови матичне делатности, Горан Студимац, служба Центар за микрофилмовање архивске грађе.
• Архив Косова и Метохије: Марко Марковић, директор, Стојанка Бојовић, спољна служба.
• Историјски архив Крушевац: Јелена Ковачевић, спољна служба, Ивана Ђокић, правник.
• Међуопштински историјски архив Чачак: Лела Павловић, директор, Мира Аџић, спољна служба, Саво Ковачевић, манипулант у депоу.
• Историјски архив Ниш: Невена Карабашевић, спољна служба.
• Историјски архив Града Новог Сада: Југослав Вељковски, спољна служба.
• Историјски архив „Средње Поморавље“ Јагодина: Милан Јаковљевић, директор, Вера Стојановић, правник.
• Историјски архив „Шумадије“ Крагујевац: Марија Тодоровић, спољна служба.
• Историјски архив Лесковац: Мирјана Димитријевић, спољна служба.
• Историсјки архив Пирот: Предраг Видановић, спољна служба.
• Историјски архив „Рас“ Нови Пазар, директор Зоран Поповић, и Самир Хаџић, спољна служба.
• Историјски архив „31 јануар“ Врање: директор Боривоје Мaнасијевић, Сузана Петровић, Предраг Стојковић, спољна служба.

Теме проширеног састанка биле су:

- Упознавање колега одговорних за заштиту архивске грађе и документарног материјала ван архива у архивима, са досадашњим радом Радне групе за заштиту архивске грађе ван архива АДС донетим предлозима и закључцима,

- Упознавање колега са досадашњим радом Радне групе за израду модела аката АДС

- Примена важећих законских и подзаконских одредаба о заштити архивске грађе ван архива, проблеми са којима се суочавају колеге, искуства, предлози;

- Утврђивање и рангирање проблема архивске струке, од смештаја архивске грађе до образовања кадрова.

Чланови радног тела саветовања били су: Лела Павловић АДС, Славица Соломун ДАС и Драган Лекић, Историјски архив „Топлице“Прокупље.

Лела Павловић је нагласила да је састанак организован на иницијативу Извршног одбора Архивистичког друштва Србије, и предлог Милана Стојановића, директора архива у Прокупљу, да се саветовање представника спољне службе свих архива одржи током јуна месеца у Прокупљу. Упознала је присутне са састанцима и закључцима две радне групе АДС. Током 2021. и 2022. Архивистичко друштво Србије је у сарадњи са матичним, Државним архивом Србије , Архивом Војводине, свим регионалним и градским архивима, подружницама АДС у сталној међусобној комуникацији, прослеђивањем закључака са састанака, одговора министарстава, без икакве жеље да се присвајају сазнања, започело посао уједначавања практичног рада у архивима. Одобрењем Извршног одбора АДС, 26. фебруара 2021. и постављањем др Јасмине Живковић за координатора Радне групе за заштиту архивске грађе ван архива, при Архивистичком друштву Србије, почео је рад врло активне Радне групе, која је сарађивала са  представницима   Државног архива Србије, из које је маја месеца 2022. настала нова, Радна група за израду модела аката /обрзаца.

Прва радионица је одржана 26. априла 2021. у циљу разматрања новина у Закону о арховској грађи и архивској делатности у погледу права и обавеза стваралаца/ималаца архивске грађе и документарног материјала, права и обавеза јавног архива, односа између архива и стваралаца односно ималаца архивске грађе, као и да предложи уједначавање рада свих спољних служби у архивима у Србији. У оквиру тога, радило се на једнообразној изради свих аката по којима треба да поступају спољне службе у вршење својих задатака на заштити архивске грађе код стваралаца или ималаца. У овој фази припреме радионице, започели смо израду огледних примера образаца и то оних из сегмента вршења стручног надзора од стране јавних архива, затим уништења безвредног документарног материјала којем је истекао рок чувања, као и предаје односно преузимања архивске грађе у надлежни архив.

Према претходним договорима, а на иницијативу Радне групе за заштиту архивске грађе ван архива Архивистичко друштво Србије и Историјски архив у Смедереву организовали су 17. децембра 2021. Саветовање представника архива у Србији, стручних лица која су ангажована у архивима на заштити архивске грађе ван архива. Кључна тема Саветовања била је примена Закона о архивској грађи и архивској делатности (Сл. гласник бр. 6/2020) као и подзаконска акта донета на основу овог Закона, а која су од значаја за заштиту архивске грађе ван архива и рад спољне службе. Донети су и предлози за измену и допуну Закона о архивској грађи и архивској делатности, који су достављени Министарству културе и информисања РС.

           Трећи састанак Радне групе за заштиту архивске грађе ван архива АДС и представника ДАС одржан је у Државном архиву Србије 15. априла 2022, записник и закључке извела је координатор др Јасмина Живковић, (доступни су на сајту АДС) који су разматрани на саветовању у Прокупљу.

Извршни одбор АДС је на основу договора са директором матичне куће Државног архива Србије, др Мирославом Перишићем, установио оснивање јединствене Радне група за израду модела аката, односно образаца за јавне архиве у Републици Србији, састављену од колега из Радне групе Архивистичког друштва Србије и Државног архива Србије, са задатком да састави моделе аката, односно образаца (захтева, записника, решења, уверења итд) у складу са Законом о архивској грађи и архивској делатности, које ће да користе јавни архиви у Републици Србији. Настављен је рад на задатку који смо започели 2021. у циљу уједначавања праксе рада архива, што ће помоћи изради софтвера за електронски архив у оквиру којег ће процедуре и поступци бити стандардизовани. Одређени су рокови, уз сагласност Министарства културе: први, прелиминарни - средина јуна, крајњи: новембар-децембар 2022.

Први састанак Радне групе за израду модела аката/образаца одржан је 13. јуна 2022. године у Државном архиву Србије. Марија Милошевић је информисала чланове Радне групе да су представници Државног архива Србије имали састанак са представницима Министарства правде РС, који су их обавестили да је то Министарство започело рад на листи категорија из члана 15. став 2. Закона, као и да није дало сагласност Комори јавних извршитеља да донесе листу категорија, управо из разлога што Министарство треба да састави листу категорија за област правосуђа. За сада постоји Листа јавних бележника. Министарство није дало сагласност Комори јавних извршитеља да донесе листу, управо из разлога што Министарство треба да састави листу категорија за област правосуђа. Поводом ове информације, Радна група је расправљала о томе како би требало поступати убудуће и донет је следећи закључак: сви ствараоци који обављају делатност у оквиру области: правосуђа, здравства, просвете и спољних послова, за које надлежна министарства још увек нису донела кровне листе предвиђене чланом 15. Закона, могу да траже од надлежних јавних архива сагласност на своје листе, али би истовремено о томе морали да обавесте надлежно министарство. Уколико постоје старе листе, наставити одобравање на основу постојеће, док се не донесе нова.

Радна група је прво утврдила који су модели аката/обрасци потребни и постигнута је сагласност да треба да се уради 33 модела.

Радна група је потом приступила изради модела записника о извршеном стручном надзору и модела решења о мерама за отклањање неправилности.

Радна група није постигла сагласност око следећих питања: да ли представник ствараоца треба да потписује записник о извршеном стручном надзору будући да је у питању акт јавног архива или је довољно да записник потпише само овлашћено лице архива, пошаље записник са повратницом и од дана достављања тече рок за примедбе на записник; да ли директор, односно руководилац ствараоца треба да потпише записник иако није присуствовао обављању стручног надзора и да ли свака статусна промена (уређење, надлежност...) обавезно подразумева формирање новог фонда. 

На основу изнетих закључака две радне групе, присутне колеге на саветовању у Прокупљу су активно учествовале и давале предлоге, односно сугестије:

Сви су сагласни да договор који је утврђен између ДАС и осталих архива када говоримо о републичким установама и другим правним лицима, над којима је стварно надлежан Државни архив Србије, а која имају експозитуре/огранке у градовима у којима су надлежни градски или регионални архиви, настављају сарадњу у погледу заштите архивске грађе тих огранака, са регионалним архивима на чијем се подручју налазе, а по принципу територијалне надлежности.

Неопходно је да се филијала обрати ДАС који започиње утврђивање да ли су урадили Правилник о канцеларијском и архивском пословању, Листу категорија архивске грађе и документарног материјала (коју после давања сагласности представника Стручног савета, потписује директор ДАС) и Архивску књигу. У случају одобрења уништења безвредног документарног материјала, преко Замолнице коју Државни архив шаље територијално надлежном регионалном архиву ради утврђивања чињеничног стања на терену, регионални архив израђује и прослеђује Мишљење, на основу кога ДАС издаје Решење о уништењу предметног безвредног документарног материјала.

Међутим, када говоримо о стручном надзору, неопходно је утврдити да ли је и ово област коју врши територијално надлежан архив. Закључено је да регионални архиви у оквиру достављеног Мишљења ДАС, дају и извештај о стању на терену. Постоје на терену и републичке експозитуре које се не јављају дужи низ година за уништење документарног материјала, који је начин утврђивања рада таквих ималаца и стваралаца. Обавеза вођења Архивске књиге ће довести до бољег сагледавања рада таквих експозитура.

Надлежност Државног архива Србије односи се на правосуђе, просвету, здравство, пореску , полицијску управу и дипломатска представништва. Законски је регулисано да министарства доносе кровну листу коју потписује ДАС. Преузимање таквих фондова, који су до сада преузимани у регионалне /градске архиве, не би било могуће без прављења листи које би биле утврђене на основу кровне листе, а потписивали би начелници Службе заштите територијално надлежног архива. 

Утврђено је да донета листа за Универзитетске клинички центар, који је надлежан за укупно 33 клинике. Закључено је да је неопходно да Државни архив Србије помогне сугестијама Министарству здравља да донесе измене рокова чувања историја болести, те да је неопходно да се изврши категоризација.

Такође, закључак је да треба радити на потискивању различитих организација и агенција које су преузеле улогу архива и држе стручну обуку архивара. Неопходно је синхронизовати начин стручне обуке, организовати истоветна предавања, и по потреби вршити проверу њиховог знања. Инсистирати да овлашћено лице буде запослено код послодавца, односно у фирми за коју ради посао архивара, јер Архивска књига се ради у писарници регистратуре, а не у рачуноводственој агенцији.

Закључено је да треба наставити рад са привредним субјектима, по досадашњем начину, сва правна лица која су регистрована имају право да затраже помоћ. Да бисмо утврдили значај привредног субјекта требало би извршити категоризацију на основу значаја за историјску, друштвену и привредну историју региона.

Расправљајући о потреби или изостављању потписа присутних из регистратуре приликом писања Записника о прегледу (који се најчешће накнадно доставља) предложено је (Предраг Видановић) да се утврди образац Изјаве којом се утврђује односно потврђује да је преглед обављен, потписом присутних. Постављено је и питање превеликог броја информација који се наводи у Записнику, али је закључено да су подаци о имаоцу, ондосно ствараоцу, уписани први пут и да ће остати упамћени у информационом систему АРХИС. Постављено је питање премеравања количине архивске грађе и документарног материјала у метрима, да ли архивист на терену може да обиђе сва места на којима је чувају, да ли је довољно веровати архивару.

Прелазак не е-писарницу од следеће године неће укинути папирну документацију ОД образац, као и вођење података о регистратурама. Закон није предвидео картотеку регистратура, али ће доношењем правилника бити и то питање решено.

Веома важна ставка у раду представника службе заштите је сарадња са стечајним управницима, која је често негативна, јер се не јављају у тренутку када преузимају стечај, него на крају, када је развучена или намерно уништена (наведен је пример да од 400 метара остане шест за предају архиву). Нагласити ко су стечајни управници са којима имамо негативно искуство. Договорено је да представници АДС и ДАС ступе у контакт са директором Агенције за лиценцирање стечајних управника, Привредним судом и стечајним судијама, Министарством културе како бисмо подсетили стечајне управнике да постоји Осми Национални стандард за стечајног управника, који је обавезујући.

Прихваћено је и Мишљење Министарства за државну управу и локалну самоуправу које је достављено Архиву Војводине, према коме се одредбе ЗУП-а примењују само у случајевима издавања уверења о подацима истраженим у архивској грађи која се чува у архивима, док се у делу стручног надзора над стањем заштите архивске грађе и документарног материјала код стваралаца, довољним правним основом сматрају одредбе Закона о архивској грађи и архивској делатности.

На последње питање: које проблеме као најважније за архивску струку треба прво решавати, сви присутни су једногласно издвојили:

• Прелазак регионалних и градских архива на финансирање од стране Републике, јер је Закон о архивској грађи и архивској делатности писан на основу такве претпоставке, тако би и проблеми о којима смо расправљали (месна и стварна надлежност, преузимање фондова ) престали да постоје,
• Решавање проблема простора, односно смештај архива и
• Потреба запошљавање образовних кадрова – архивиста, информатичара, конзерватора.

                                                                        Лела Павловић, председник ИО АДС