Извештај и закључци са радионице одржане на Саветовању "Шабац 2025"
ЗАКЉУЧЦИ
са стручне Радионице за архивисте и архиваре
одржане у оквиру Међународног архивистичког савета АДС-а у Шапцу,
8-10.10.2025. године, на тему:
- Валоризација архивске грађе и документарног материјала у контексту најновијих архивских законских и подзаконских прописа
- Електронско архивирање (Е-архив) – актуелни тренутак, предности, дилеме и изазови
Чланови Радне групе АДС-а за заштиту архивске грађе и документарног материјала ван архива: др Јасмина Живковић, архивски саветник, Марија Тодоровић, архивски саветник, МА Јасмина Латиновић, архивски саветник и Александар Рафаиловић, виши архивист поводом IX међународног архивистичког саветовања „Шабац 2025“ организовали су стручну Радионицу са горе наведеним темама.
Валоризација архивске грађе и документарног материјала у контексту најновијих архивских законских и подзаконских прописа
1. Уз присуство колега из већине архива са подручја Републике Србије може се констатовати да је, када је реч о првој теми, актуелна информација да је у складу са чл. 15. став 2. Закона о архивској грађи и архивској делатности (Сл. гл. РС, бр. 5/20), Министарство правде израдило и донело Правилник о листи категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања и доступности за област правосуђа у Републици Србији (Сл. гл. РС, бр. 10/2025), уз претходно прибављено мишљење Државног архива Србије. Овим Правилником су дефинисане категорије документарног материјала и уређени рокови њиховог чувања за судове свих инстанци, јавно тужилаштво, јавне бележнике, јавне извршитеље, јавно правобранилаштво у Републици Србији.
Мишљење/став Радне групе за заштиту архивске грађе ван архива, који је подржан од стране свих колега из сектора заштите архивске грађе ван архива, јесте да се Правилник не примењује непосредно у предметима одобрења уништења безвредног документарнног материјала код стваралаца правосудне делатности, већ да представља основ за израду појединачних Листи категорија за ове ствараоце. То подржава и став 14. ст. 1. тачка 2. Закона о архивској грађи и архивској делатности. С тим у вези је претходно израђено писмено мишљење Радне групе потребно доставити, поред Државног архива Србије и Архивском савету, као и свим јавним архивима у Србији.
Присутни управитељи судова изнели су овом приликом своје ставове и примедбе у погледу појединих рокова чувања, те је истакнуто да је за неке категорије документарног материјала, које судови стварају током свог административног пословања рок чувања кратак док је за поједине категорије рок чувања дужи него што би опретивно требало да буде. Такође се могла чути и примедба да појединих категорија, тренутно важећа Листа (мисли се на Правилник о листи категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања и доступности за област правосуђа у Репблици Србији) НИЈЕ обухватила. Истакнута је и добра сарадња са одговорним стручним лицима у надлежним архивима.
На радионици је споменуто да је Комора јавних извршитеља приступила изради Листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања уз консултације са надлаженим Државним архивом Србије, а на основу Правилника о листи категорија за област правосуђа.
Став струке је у том смислу јединствен по питању јавних тужилаштава, те је и овом приликом истакнуто да тужилаштво делује као јединствени и самосталан државни орган на територији Републике Србије па је као такав и стваралац архивске грађе и документарног материјала, у обавези да донесе Листу категорија архивске грађе и документарног материјала, на коју сагласност даје Државни архив Србије, и у којој ће се изричито навести да се тако донета Листа примењује на све инстанце јавних тужилаштава у земљи.
Колеге су овом приликом апострофирале да је на терену примећено да јавни бележници немају Деловодни протокол као категорију те у том смислу користе Уписник, што није исто.
Кад је у питању дилема у вези са поступком уништавања, коју се неке колеге изнеле као тренутни проблем, Радна група је једногласно била става да се поступак уништавања обавља искључиво на основу валоризованих Листа категорија које су у свим регистратурама правосудне провинијенције издали надлежни архиви.
Што се тиче надлежности правосудне провинијенције статус регистратура остаје као и до сада што је био – тужилаштва, основни и виши судови „остају у надлежности регионалних и градских архива, у складу са Решењем о утврђивању територија архива (Сл. гл. РС, бр. 7/96)“, с тим што тужилаштва поступају по јединственој Листи категорија коју на основу Правилника доноси Државно тужилаштво како је напред наведено, а судови доносе сопствене Листе на које сагласност даје надлежни јавни архив.
Још једном је истакнут став да се називи категорија у обрасцу архивске књиге имаоца и ствараоца морају унифицирати са називима категорија из валоризоване Листе категорије истог имаоца и ствараоца.
Закључак присутних колега био је да је у наредном периоду неопходно да колеге из Службе заштите архивске грађе и документарног материјала ван архива конктактирају ствараоце судске провинијенције те „прикупе што више информација“ у погледу рокова чувања (дужих односно краћих) као и чињенице да поједине категорије стварају категорије документарног материјала које постојећим Правилником нису обухваћене, те ће Радна група АДС-а за заштиту архивске грађе и документарног материјала ван архива сачинити Допис који би био упућен надлежном Министарству правде како би сачинили измене и допуне истог.
У циљу стандардизације стручних послова, неопходно је да све службе за заштиту архивске грађе ван архива у архивима поступају у складу са стручним Мишљењем у вези вредновања архивске грађе и документарног материјала код правосудних стваралаца и у том смислу усмеравају ствараоце како би исти испунили своје законске обавезе према архивским прописима.
Електронско архивирање (Е-архив) – актуелни тренутак, предности, дилеме и изазови
2. Војкан Глигоријевић као представник Канцеларије за ИТ при Влади РСтребало је да представи „тестно окружење“ за Е-архив. Међутим, В. Глигоријевић је присутним колегама у уопштеним цртама презентовао два владина софтверска решења Е-архив и Е-писарницу. Истакао је да ће у наредном периоду вероватно бити организована обука за колеге који ће радити у Е-писарници или ће на било који начин имати „додирних пословних тачака“ у том окружењу. Глигоријевић је истакао да је развијањем ова два софтверска решења остварена боља комуникацона мрежа између свих државних органа као и да ће бити успостављени прописани стандарди уз обавезну примену истих. Предуслов за практичну обуку у Е-архиву јесте да струка најпре „усагласи“ Каталог поступака са шифарником документарног материјала и роковима чувања.
Дискусија у оквиру ове тачке односила се на то да архиви нису технички још увек спремни за имплементацију и рад Е-писарнице, неопходно је кадровско остручавање у том смислу. Истакнути су позитивни примери стваралаца управне провенијенције који већ примењују државну е-писарницу у свом пословању (пример градска управа града Шабац, општинска управа Велико Градиште…). Колеге из архива у Шапцу такође имају позитивна искуства у том смислу. Било је мишљења да би се могле обуке вршити и индивидуално, на нивоу сарадње сваког појединачног архива са ствараоцима управе на њиховим територијама. Већина колега је била мишљења да је потребна заједничка едукација стручних запослених у заштити архивске грађе ван архива за рад у Е-писарници и Е-архиву. Утисак је да софтвер за Е-архив још увек није завршен, а императивно се очекује рад у Е-писарници и Е-архиву од 1. јануара 2026. године. Мишљење колега јесте да то није реално.
У том смислу дат је Закључак у вези теме електронског архивирања: неопходно је едуковати стручне запослене у „тестном“ окружењу, јер се рад стваралаца управне провенијенције у Е-писарници разликује од рада стручних лица у архивима, разрешити све недоумице у вези Каталога поступака са шифарником документарног материјала и роковима чувања (државна листа категорија), разменити међусобно искуства из рада стваралаца који већ примењују Е-писарницу и сачекати да се изради и део софтвера за Е-архив.
Закључке са радионице израдили:
Др Јасмина Живковић, архивски саветник, МА Јасмина Латиновић, архивски саветник, Марија Тодоровић, архивски саветник Александар Рафаиловић, виши архивист
У Шапцу, 10.10.2025.
Погодака: 213