Извештај и закључци са радионице за архивисте у оквиру Х Међународног архивистичког саветовања "Ниш 2026"
Извештај са одржане радионице
Рад са истраживачима и корисницима архивске грађе у архивима: изазови и тумачења одржане 9. 10. 2026. године у оквиру Х Међународног архивистичког саветовања
„Ниш 2026“
У оквиру Х Међународног архивистичког саветовања, 9. октобра 2026. године, по први пут је организована радионица за архивисте на тему Рад са истраживачима и корисницима архивске грађе у архивима: изазови и тумачења одржане. У припреми радионице су учествовали Слободанка Цветковић, архивски саветник Историјског архива Пожаревац, Александар Бережнов, виши архивист Историјског архива Краљево, Милена Поповић Субић, архивски саветник Архива Војводине у пензији и Милорад Јовановић, архивски саветник Историјског архива „Средње Поморавље“ Јагодина. Модератор радионице била је Слободанка Цветковић.
Циљ радионице је уочавање проблема и правних недоумица у примени Закона о архивској грађи и архивској делатности и других закона у раду са корисницима архивске грађе, дефинисање заједничких смерница у раду, а у циљу заштите архивске грађе и права корисника и уједначавања праксе у архивима у Србији. Радионица је била намењена архивистима који раде у читаоницама и истраживачким салама у архивима, архивистима који раде на решавању захтева, радницима у писарници и руководиоцима организационих јединица за рад са корисницима, као и директорима установа.
На радионици је учестовало 19 колегиница и колега из Србије, Босне и Херцеговине и Словеније и то из Историјског архива „Топлице“ Прокупље, Историјског архива Ниш, Историјског архива Зрењанин, Архива Брчко Дистрикта, Архива Војводине, Архива Народне банке Србије, Историјског архива Београда, Историјског архива Краљево, Међуопштинског историјског архива Чачак, Покрајинског архива Марибор и Архива Републике Словеније.
Кроз излагање колеге Александра Бережнова учесници су упознати са проблемима који настају у раду са корисницима архивске грађе из праксе Историјског архива Краљево. За учеснике је припремљен и упитник коме су учесници приступили преко QR кода са задатком да га попуне. Упитник је попунило 10 учесника на радионици, док је још двоје упитник попунило накнадно.
Током радионице учесници су са модераторком прошли одређене случајеве и ситуације, а затим су кроз дискусију анализирали уочене проблеме. Милена Поповић Субић, архивска саветница Архива Војводине у пензији је појаснила правне импликације појединих законских одредби везано за издавање уверења о чињеницама и подацима у архивској грађи.
На крају радионице дати су закључци и препоруке:
Потребно је донети Правилник о коришћењу архивске грађе на основу Закона о архивској грађи и архивској делатности, и у том смислу покренути иницијативу код Министарства културе.
Потребно је уједначити садржај образаца захтева за коришћење (користити обрасце које је израдила Комисија АДС и Државног архива и усвојио Стручни савет Државног архива), односно уједначити обавезне елементе уверења и начин издавања оверених копија и преписа архивске грађе; У захтеву за издавање уверења, односно оверених копија и преписа обавезно назначити сврху.
Користити право на допуну захтева – поднеска у складу са ЗОУП-ом, у случају непотпуних или нетачних података странке позвати да захтев допуне и уреде;
Сређеност архивских фондова је основни услов за брже и тачно решавање захтева, те се апелује на архиве да појачају кадровске и стручне капацитете на пословима сређивања и обраде архивске грађе. Архивску грађу од стваралаца преузимати сређену и пописану у складу са Законом о архивској грађи и архивској делатности;
Архиви су јавне установе које врше јавна овлашћења. Регистар архивске грађе је јавна евиденција коју воде архиви уз пратећу документацију и евиденције о архивској грађи, а на основу којих се издају обавештења и уверења о чињеницама садржаним у архивској грађи;
Једино чл. 29. по ЗОУП-у може бити основ за издавање уверења као јавне исправе. С тим у вези потребно је покренути иницијативу код Министарства културе за допуну Закона о архивској грађи и архивској делатности у погледу рокова. Рок превиђен чл. 29. ЗОУП-а од 8 дана је прекратак узимајући у обзир организационе (дислоцираност архивских депоа, смештај у више међусобно удаљених објеката), кадровске (мали број запослених) и друге могућности архива у овом тренутку. Покренути иницијативу за измену Закона о архивској грађи и архивској делатности за дужи рок за поступање од 30 дана.
Уједначити праксу јавних архива у поступку издавања обавештења, уверења, преписа и оверених копија према ЗОУП-у и другим прописима (Закон о овери потписа, рукописа и преписа и др.); Обавезни елементи уверења морају бити: преамбула (позивање на чл. 42. Закона о архивској грађи и архивској делатности, чл. 29. ЗУОУП-а), навођење садржаја поднеска/захтева, деловодни број захтева под којим је заведен у архиву (код органа, организација и других правних лица и деловодни број подносиоца захтева), текст уверења уз обавезно навођење тачног назива архивског фонда како је наведено у Регистру архивске грађе у коме су подаци или архивска грађа пронађени, сврха издавања, потписи обрађивача и одговорног лица.
Уједначити начин наплате трошкова поступка и такса, односно накнада, као и и параметре за услуге јавних архива ван њихове обавезне делатности прописане Законом о архивској грађи и архивској делатности, а које су настале услед фактичких потреба у раду са корисницима (материјални трошкови).
Законом о архивској грађи и архивској делатности јасно прецизирати рокове доступности појединих врста архивске грађе, посебно осетљиве архивске грађе као што су болничка документација, затворски досијеи, кривични предмети и слично како би се избегле недоумице у раду. Архивистичко друштво Србије да покрене иницијативу за измену закона у том смислу.
Разредити кроз радионице и усагласити одредбе у вези примене Закона о заштити података о личности у поступку издавања уверења о чињеницама садржаним у архивској грађи; разрадити кроз радионице Принципе доступности архивске грађе - техничке смернице за управљање архивском грађом ограничене доступности (Архив Војводине, 2020), превести документа ЕУ у вези са обрадом података о личности везано за рад архива (Смернице Европске архивске групе за примену Опште уредбе ЕУ о заштити лица у вези са обрадом података о личности од стране архивских служби, 2018.).
На веб-сајтовима архива дати што детаљнија упутства о коришћењу архивске грађе, попуњавању захтева за издавање уверења и оверених фотокопија архивске грађе или размислити о изради пригодне брошуре за кориснике, односно о увођењу дигиталног асистента за давање основних информација корисницима.
Кроз анкетирање учесника на радионици добијена је повратна информација о успешности радионице, те је од њих 19, њих 16 радионицу оценило највишом оценом (5), два није попунило тај део анкете, а један учесник је радионицу оценио оценом 4. Из попуњеног упитника закључак је да су радионица и дискусија биле корисне и добар модел рада за убудуће. Изнети су и предлози о проблемима којима би требало да се позабаве неке наредне радионице и то: коришћење архивске грађе у електронском облику и издавање копија, начин рада са странкама и истраживачима, услови рада у депоу за архивску грађу и раднике, јасније поступање у вези са прописима о заштити података о личности, едукација о унапређивању својих права и обавеза, радионица из области сређивања архивске грађе или дигитализације.
Закључке израдили:
Слободанка Цветковић, архивски савентик
(Историјски архив Пожаревац)
Милена Поповић Субић, архивски саветник у пензији
Милорад Јовановић, архивски саветник
(Историјски архив „Средње Поморавље“ Јагодина)
Погодака: 99