Са састанка Радне групе за израду модела аката за јавне архиве од 18. августа 2022.

Радна група је образована на основу договора директора Државног архива Србије и председнице Архивистичког друштва Србије, а чине је представници Државног архива Србије и представници Архивистичког друштва Србије.  Задатак Радне групе је да састави моделе аката, односно образаца (захтева, записника, решења, уверења итд.) у складу са Законом о архивској грађи и архивској делатности, које ће да користе јавни архиви у Републици Србији. Израда модела аката је неопходна у циљу уједначавања праксе у раду архива, а јединствени модели аката су потребни и због израде софтвера за Електронски архив у оквиру којег ће процедуре и поступци бити стандардизовани.

На састанку који  је одржан 18. августа 2022. године у Државном архиву Србије, са почетком у 10 сати разматрано је следеће:

На почетку састанка је поново разматрано питање да ли је неопходно да представник ствараоца код којег је јавни архив извршио стручни надзор потписује записник о извршеном стручном надзору и донет је закључак да треба да се уради измена раније усвојеног модела записника на начин да буде јасно да представник ствараоца тај записник потписује у својству лица које је присуствовало обављању стручног надзора. Донета је одлука да у наведени записник треба унети и нову алинеју која предвиђа да је записник потребно доставити руководиоцу ствараоца.

Радна група је разматрала следећа питања у вези са примопредајом архивске грађе:

• да ли јавни архив може да одбије да преузме архивску грађу од ствараоца наводећи као разлог недостатак расположивог простора, што је проблем са којим се суочава већина архива;
• да ли би стваралац могао да покрене одређени поступак против архива који је одбио да преузме његову архивску грађу која је доспела за преузимање, односно да ли би јавни архив могао да се суочи и са опасношћу да буде затворен јер не испуњава своју законску обавезу;
• да ли јавни архив има право да наплати преузимање архивске грађе која је сређена и пописана и која је доспела за преузимање;
• о конкретним предлозима за измене и допуне Закона о архивској грађи и архивској делатности (архиви не треба да преузимају архивску грађу која се већ чува на неком другом месту у државном сектору нпр. у АПР-у или у суду који чува документацију о стечајевима и сл.)

Радна група је закључила да је потребно да се формулише модел захтева за предају архивске грађе који упућује стваралац јавном архиву, као и моделе аката јавног архива које архив доноси поступајући по том захтеву. Констатовано је да проблем недостатка простора у јавним архивима за пријем архивске грађе није само проблем архива, него и истраживача, односно научника који су услед тога ускраћени за драгоцене податке који су им потребни.

Отворено је и питање валоризације архивске грађе и преиспитивања да ли све што има рок чувања трајно (у прописима или појединачним листама) заиста представља архивску грађу.

Делу састанка Радне групе је присуствовао и др Мирослав Перишић, директор Државног архива Србије, који је иницирао расправу у вези са израдом записника о примопредаји, односно начину примопредаје који би гарантовао сигурност и извесност у погледу тога шта је преузето у архив, јер уколико се записником констатује само колико је кутија, регистратора или других јединица преузето, архив не може да докаже да нпр. није преузео предмете који би требало да буду у некој од тих кутија а које стваралац фактички није предао. Радна група је констатовала да архиви никада неће моћи код сваке примопредаје да утврђују бројно стање свих предмета које преузимају, већ се само записником о примопредаји може констатовати да је рађена провера методом случајног узорка, а да ће реално стање бити утврђено тек приликом сређивања и обраде фонда. Радна група је разматрале све ризике, односно опасности таквог решења али и констатовала да је утврђивање конкретног броја предмета и евентуално бројање листова у њима могуће и оправдано само код архивске грађе од виталног значаја или оне која садржи нарочито осетљиве податке.

Разматрани су и ризици чувања електронске архивске грађе имајући у виду да не постоји довољно дуга временска дистанца која сведочи о трајности електронских записа и њихових носача, за разлику од папира и микрофилма.

Закључено је да би требало урадити следеће анализе: колико је архивске грађе код стваралаца који су приватизовани доспело за преузимање и анализу занимања чланова управних одбора у јавним архивима и да би требало организовати две радионице: у вези са надлежношћу јавних архива и симулацију стручног надзора који обавља јавни архив.

Радна група је усвојила модел захтева за предају архивске грађе и модел пописа и започела израду модела записника о примопредаји архивске грађе.

Договорено је да Марија Милошевић уз записник са састанка, достави члановима Радне групе и све моделе који су до сада усвојени и преглед свих модела које треба да уради Радна група.