Извештај, закључци и фотографије са треће архивистичке радионице АДС у Чачку, 13.9.2017.
Трећа стручна архивистичка радионица одржана је у Чачку 13. септембра 2017. године у организацији Архивистичког друштва Србије и Међуопштинског историјског архива у Чачку на тему „Евиденције о архивској грађи – ревизија и нова решења“. Радионица је отворена у 1100 часова у библиотеци чачанског архива.
Радионици је присуствовало педесет девет архивских радника из деветнаест архива и једног музеја Републике Србије (Архив Србије, Архив Југославије, Архив Српске православне цркве, Војни архив, Архив Града Новог Сада, Историјски архив Суботице, Панчева, Косовске Митровице, Чачка, Ужица, Краљева, Крагујевца, Јагодине, Новог Пазара, Зајечара, Пожаревца, Крушевца, Врања, Прокупља и Музеја Војводине Нови Сад). Гости ове радионице били су из Архива Тузланског кантона у Босни и Херцеговини, Омер Зулић директор Архива и Нијаз Брбутовић. Радионици је присуствовало и шест представника регистратура (Градске управе Града Чачка, Прекршајног суда у Чачку, Прекршајног суда у Горњем Милановцу и Привредног суда у Чачку).
Радно председништво чинили су Зоран Вељановић (Музеј Војводине), Слободанка Цветковић (ИА Пожаревац) и Горан Давидовић (МИА Чачак). Записник је водила Оливера Милосављевић (МИА Чачак).
Присутнима се најпре обратила Лела Павловић, директорка Међуопштинског историјског архива у Чачку. Изражавајући своје задовољство због велике посећености скупа, она је присутнима захвалила и укратко их упознала са радом ове установе. Учеснике радионице поздравио је и Зоран Лекић, председник Управног одбора чачанског архива, а потом им се пригодним речима обратио и Мирослав Дучић, председник Архивистичког друштва Србије. Присутне је поздравио и Омер Зулић, директор Архива Тузланског кантона, који је изразио жељу да овакви скупови и сарадња архива у читавом региону постану редовни.
Спонзори овог скупа били су фирма „Тревис“ д. о. о. Београд и Digital Archiving Solutions из Београда, чији су директори (Јовица Зековић и Игор Кнежевић) присутне упознали са својим производним програмом и услугама у вези са архивском опремом и пројектовањем смештајног простора у архивима, односно дигитализацијим и микрофилмовањем архивске грађе. Директор ДАС-а обавестио је учеснике радионице о томе како је Министарство културе формирало експертски тим за израду смерница за дигитализацију културних добара у којем се, поред њега, налази и Оливера Порубовић-Видовић, колегиница информатичар из Архива Југославије.
Након поздравних речи организатора, гостију и спонзора приступило се презентацији радова.
Јасмина Живковић, виши архивист Историјског архива Пожаревац, представила је свој рад под насловом Евиденције архивске грађе и регистратурског материјала код регистратура - актуелни проблеми канцеларијског пословања, с посебним освртом на канцеларијско и архивско пословање у недржавним регистратурама. Она је истакла како законодавац у том смислу још увек није уредио привредни сектор који ради по застарелим прописима и због тог упада у стање хаотичности. Навела је примере привредних регистратура које немају централни деловодни протокол и централну писарницу, већ су подељене на организационе јединице које често воде више сопствених деловодних протокола и нису сигурне да ли сви они представљају архивску грађу. Колегиница Живковић је известила скуп да је због тога ради на припреми огледног Правилник о канцеларијском пословању код привредних регистратура, а овом приликом позива колеге да се укључе у дискусију о овој проблематици, у циљу стварања једнообразног система њиховог рада.
Драга Миловановић из Историјског архива Краљево у свом раду Регистар архивске грађе – теорија и пракса, посебну пажњу је посветила вођењу Регистра архивске грађе, сматрајући да би било правилније и прецизније да ова евиденција носи назив Регистар архивских фондова и збирки. Она је истакла неопходност доношења стручног упутства о његовом вођењу јер сматра да садашњи начин попуњавања обрасца није добар. Образац је, према њеном мишљењу, преширок. Поједине рубрике су потпуно непотребне јер већ постоје у Општем инвентару, поједине су бесмислене (попут оне где се поставља питање да ли је фонд активан, иако се у претходној траже граничне године творца фонда). Образац се, поред тога, у пракси показао тешким за попуњавање јер се поставља питање како повезати листове за фондове активних регистратура чија грађа више пута улазе у архив. Због тога је колегиница Миловановић предложила да се колеге из свих архива задужене за вођење Регистра састану и поразговарају о овим проблемима у циљу њиховог ефикасног решавања.
Светлана Перовић Ивовић из Архива Југославије је, у свом раду под насловом Значај примене електронске документације конзервиране и рестауриране грађе у Архиву Југославије, говорећи о потреби стварања заједничке базе података свих архива, скуп информисала о бази података Лабораторије за конзервацију и рестаурацију у Архиву Југославије која се користи од 2010. године. Колегиница је говорила о значају примене електронске документације у конзервацији, наводећи како је њихова Лабораторија обуставила класично вођење конзерваторских евиденција, односно конзерваторских картона који су вођени претходних пола века. Садашња електронска евиденција прати све фазе конзервације уз већу прегледност, доступност и лакшу читљивост података.
Татјана Сегединчев из Историјског архива Суботица у излагању под насловом Израда регистра код неких фондова у Архиву Суботице, говорила о евиденцијама које се воде у суботичком архиву, како о оним које прописује закон, тако и о неконвенционалним, међу којима је нарочито издвојила пописе коришћене архивске грађе. Осврнувши се на евиденције микрофилмоване и дигитализоване архивске грађе, колегиница Сегединчев је посебно истакла водиче као најзначајнију евиденцију сваког архива, евиденцију којом су обухваћене све остале евиденције. Архив Суботице је, како је нагласила, једини од свих војвођанских архива урадио водич према новом Упутству за израду водича кроз архивске фондове за архиве у Војводини, донетом од стране Редакције „Водича кроз архивску грађу Србије“ 2002. године. Приликом рада на новом водичу она је са својим колегама извршила ревизију осталих евиденција и урадила регистре које закон није прописао али су за архивисте и истраживаче од великог значаја. Тако је, примера ради, на основу архивске грађе фонда Градски народни одбор Суботица направљен попис-индекс учесника Првог и Другог светског рата и оних који су били у логорима, а што је касније олакшало рад са корисницима. Подаци из архивског фонда Скупштина општине Суботица, Одељење грађевинске дозволе и грађевински предмети, омогућили су колегама из овог архива да ураде индекс свих објеката изграђених у Суботици у периоду 1966-1976. године, са називом објекта и улице у којој се налазио, бројем катастарске парцеле, подацима о инвеститору, извођачу радова и слично. Колегиница Сегединчев је на крају закључила да свако ко ради на сређивању архивског фонда може урадити сопствене евиденције ради заштите грађе, информисања истраживача, али и помоћи самим архивистима.
Слободанка Цветковић из Историјског архива Пожаревац говорила је на тему Евиденције у депоу - Историјски архив Пожаревац осврћући се на евиденције које се воде у депоу према прописима, као и на праксу пожаревачког архива, нагласивши да је Правилник о вођењу евиденција превазиђен у информатичкој ери и да не постоји упутство како водити Књигу пријема архивске грађе и друге евиденције у депоу предвиђене овим Правилником. Што се тиче Књиге пријема архивске грађе, колегиница Цветковић је напоменула је она у пожаревачком архиву вођена у периоду од 1949. до шездесетих година, када је прекинута због тога што је архивска грађа почела да се чува на више различитих места. Ова евиденција је поново почела да се води 2001. године, али су се тада појавили одређени проблеми. Најзначајнији представља евидентирање несређене архивске грађе, јер се неретко испостави да се у њеном саставу налази више архивских фондова који у регистратури нису били разграничени. Отуда се поставља питање да ли треба поштовати правило: један записник, један пријем, један број у евиденцији, правило које је поштовано у пожаревачком архиву. Ако се на терену утврди да се ради о више фондова, онда се сачињава више записника, али је то на терену увек немогуће то учинити када је грађа које се преузима несређена. Напоменула је неопходност увођења јединственог софтвера – базе података за све архиве у Србији, где ће се на јединствен начин евидентирати сва архивска грађа, односно сви фондови и збирке, као и сви процеси у раду са архивском грађом на једном месту. Тиме би се превазишла тренутна неуједначеност у раду.
Зоран Вељановић из Музеја Војводине Нови Сад, иначе доскорашњи виши архивист архива у Суботици, у раду на тему Евиденције у архивским установама Војводине говорио је о евиденцијама у архивским установама Војводине (девет међуопштинских архива, једном покрајинском и два специјализована – Рукописном одељењу Матице српске и Одељењу САНУ у Сремским Карловцима), нагласивши како су архиви без евиденција потпуно безначајни и несврсисходни магацини безимених докумената. Колега Вељановић је истакао да у Војводини постоје и архиви верских заједница који, такође, имају своје евиденције, али да они не желе у потпуности да сарађују са наведеним архивским установама. Осврнуо се и на ЈАИС, његову застарелост и силну енергију која је на њега утрошена, а који би пуно значио свим истраживачима.
Презентација радова је завршена у 1310 часова, да би након получасовне паузе започела дебата у којој је учествовао већи број присутних архивиста. Директор тузланског архива Омер Зулић похвалио је представљене радове и указао на то да исти проблеми постоје и у њиховој архивској служби (неуједначеност праксе због недостатка законских прописа за регистратуре, недостатак водича у свим архивима и слично). Директор ДАС-а је истакао да је ЈАИС, иако је настао деведесетих година, био одличан јер је детаљно описивао све службе архива, због чега би требало да представља темељ за израду новог информационог система. Татјана Сегединчев је, међутим, подсетила да је та технологија застарела, да је све било рађено на флопи дисковима који су сада потпуно неупотребљиви. Такође је нагласила да дигитализација архивске грађе долази тек након њеног сређивања, па је отуда још рано да се о њој говори. Душан Жугић из Историјског архива Ужице указао је на проблем који архиви имају са судовима, код којих су остали уписници прекршаја, док су архиви, затрпани захтевима за рехабилитацију, приморани на беспотребну и бесмислену фазу „дописивања“ са судовима. Марија Тодоровић из крагујевачког архива се слаже са претходно изреченом констатацијом да су проблеми депоа проблеми који настају у регистратури и да је дигитализација још увек веома далеко. Стечајни управници неће да чекају сређивање грађе, већ податке траже одмах, због чега се много већа пажња мора посветити сређивању грађе и изради евиденција. Бошко Ракић из краљевачког архива такође је критиковао постојећи образац за вођење Регистра архивске грађе јер не омогућава да се врши ажурирање података. Један фонд се, према његовим речима, мора водити под једним бројем у Регистру. Накнадни подаци се морају убацивати у већ постојећи број и то се у обрасцу мора обезбедити. Што се ЈАИС-а тиче, сматра да његови поједини обрасци нису истрпели примену у пракси. На крају поново истиче да се Закон о архивској грађи и архивској служби мора донети што пре, али не према постојећој верзији, у којој није одређено ко преиспитује постојећа упутства и доноси нова. Жељко Марковић, директор ужичког архива, информисао је присутне да Закон о архивској служби сигурно неће бити донет до краја године јер то не дозвољава Министарство финансија. Предлаже да се на дневни ред следећег скупа стави тачка о рационализацији, тј. отпуштању запослених у јавним службама, и тражи да се упути заједнички допис републичким органима како би архиви били искључени из система локалне самоуправе. Јасмина Живковић тражи присуство архивиста а не само информатичара у тиму који израђује смернице за дигитализацију културних добара. Предлаже и да се донесу једнообразна решења везана за Службу евидентирања и заштите архивске грађе и регистратурског материјала ван архива. Велибор Тодоров, директор зајечарског архива, предлаже да се донесе закључак да се од Министарства културе и Министарства финансија затражи доношење законског прописа по којем би све општине које су у надлежности једног архива учествовале у његовом финансирању. Тиме би, према његовим речима, и расправа о рационализацији постала непотребна. Зоран Вељановић је ситуацију у архивима у Србији упоредио са оном у Мађарској, где су архиви функционисали савршено све док са државног финансирања нису прешли на локалну самоуправу, оптерећену комуналним и осталим проблемима општина. Весна Милојевић, директорка краљевачког архива, сматра да се питање финансирања међуопштинских архива од стране свих општина може решити договором са њима, али колега Тодоров и већина других учесника сматрају да овај проблем треба системски решити доношењем законског прописа по којем би општине учествовале у финансирању архива у оном проценту у којем архив обавља своју службу на њиховој територији.
Дебата је завршена у 1425 часова. Директорка чачанског архива Лела Павловић и председник Архивистичког друштва Мирослав Дучић захвалили су присутнима на активном учешћу у радионици. Дучић их је истовремено замолио да се активније укључе у рад Друштва.
Овај трећи по реду скуп архивиста у 2017. години окончан је излетком бродом „Свети Никола“ кроз Овчарско-кабларску клисуру.
Записник и извештај:
Оливера Милосављевић, МИА Чачак
ЗАКЉУЧКЕ СА ТРЕЋЕ РАДИОНИЦЕ МОЖЕТЕ ПРЕУЗЕТИ ОВДЕ.
ФОТОГРАФИЈЕ СА ТРЕЋЕ РАДИОНИЦЕ МОЖЕТЕ ПОГЛЕДАТИ ОВДЕ.
Погодака: 612
