Извештај и закључци са радионице АДС одржане 12. маја у Прокупљу

У организацији Архивистичког друштва Србије и Историјског архива Прокупље одржана је 12. маја 2017. године стручна радионица, прва од планиране четири у 2017. години. Радионици је присуствовало преко 80 представника архива из целе Србије и регистратура из Топличког округа. Тема прве радионице била је: Преузимање архивске грађе - анализа постојеће праксе. 

Присутне је поздравио дирeктор Историјског архива“Топлице“ у Прокупљу Милан Стојановић, затим председник Архивистичког друштва Србије, Мирослав Дучић и заменик председника општине Прокупље, Мирољуб Пауновић.

Радно председништво чинили су: Зоран Вељановић, Слободанка Цветковић и Драган Лекић.

Спонзори ове радионице били су: Digital Archiving Solutions и Trevis d.o.o. који су представили своје производе намењене архивима и регистратурама.

Уводна излагања имали су: Бошко Ракић, Јасмина Живковић, Марија Тодоровић, Југослав Вељковски, Зоран Вељановић и Снежана Петров.

Бошко Ракић - Преузимање архивске грађе у периоду транзиције друштва –говорио је о преузимању архивске грађе као најзначајнијем поступку у заштити, са напоменом да је потребно извршити на терену све претходне радње које су услов за успешно преузимање и констатацијом да промене у друштву утичу на промене у структури органа, на промене у архивској грађи у периоду транзиције, па самим тим и на преузимање. Ракић је истакао и да се архивско пословање постепено изгубило из канцеларијског пословања великог броја регистратура, јер се предмети данас често не разводе и не архивирају. Скренуо је пажњу и на различиту надлежност  архива у погледу неких регистратура, покренуо питање разграничења фондова по основу промена 90-их година и скренуо пажњу на хронични проблем смештаја архивске грађе у архивима.

Јасмина Живковић - Архивски фонд као целина – проблеми приликом преузимања истакла је важност начела фондовске целине и неуједначеност прописа у том погледу, посебно се осврћући на проблем правосудних регистратура чији је Судски пословник у супротности са Законом о културним добрима у погледу преузимања фондовских целина.  

Марија Тодоровић – Утицаји функционалног преузимања архивске грађе за њено даље коришћење, је истакла важност квалитетне припреме за преузимање, посебно важност прецизних регистратурских евиденција о архивској грађи ради оптималног коришћења у архиву до архивистичке обраде фонда. У свом излагању је указала на нужност ангажовања локалних архива на пословима превентивне заштите архивске грађе у деловима регистратура републичке провенијенције, јер Архив Србије није у могућности да кадровски и финансијски реализује стручно-техничке мере заштите на терену без помоћи локалних архива.

Југослав Вељковски  - Преузимање архивске грађе између законске обавезе и реалних могућности – је истакао проблем едукације стечајних судија, јер према искуству архивиста, бројни стечајеви се завршавају „без архива“;  скреће пажњу и на стихијско преузимање и констатује да су се архиви претворили у испоставе ПИО фонда. У том смислу је поставио питање да ли преузимати све регистратуре, нпр. све трговинске фирме са једног подручја архивске надлежности или узети само репрезентативне примерке. Вељковски истече потребу катогеоризације стваралаца и што квалитетнијег вредновање архивске грађе. Сматра да не треба измишљати новине, већ применити праксу земаља у окружењу. Због све веће количине документације која доспева за преузимање, предлаже формирање посебно јавних архива, посебно архива за приватну грађу, а посебно електронских архива.

Зоран Вељановић – Преузимање архивске грађе у постјугословенском периоду – говорио је о начину решавања проблема преузимања у ИА Суботица, посебно када је у питању оштећена и уништена архивска грађа. Као формално решење предлаже састављање службене белешке и покретање поступка против Н.Н.  лица у случају уништења архивске грађе, а ради заштите архива. Вељановић инсистира на важности добре правне регулативе и да је у овој ситуацији пресудан труд и рад архивиста, док су остали чиниоци заказали.

Снежана Петров – Преузимање оштећене архивске грађе – указала је на примере уништења архивске грађе, услове у којима се чува, скренула пажњу на недостатак запослених у регистратурама на заштити архивске грађе. Сматра да треба спроводити мере на едукацији и у погледу заштите, да је сређеност фондова важна и за заштиту у случај оштећења (одмах се може утврдити шта је трајно и шта треба спашавати); говорила је и о начину понашања у случају поплаве и других видова уништења архивске грађе.

Два излагача нису због оправданих разлога присуствовали, Данијела Миљковић и Зоран Вукелић.

Посебан квалитет ове радионице представљала је дискусија, односно други део радионице у форми дебате, а у којој су учествовали бројни присутни архивисти, као и представници регистратура. Архивисти су износили своја искуства у вези са проблематиком о којој се разговарало у уводним излагањима, дата су и нека решења. Представници регистратура су постављали питања везана за њихову комуникацију са архивом. Јак утисак и на регистратуре и на архивисте оставило је врло практично показно предавање Снежане Петров, конзерватора Архива Србије, те је велики број питања био упућен колегиници Петров.

У току дискусије М. Тодоровић је поставила питање правног основа за излучивање стечајне документације  у условима непостојања Листе категорија  са роковима чувања и указала на потребу доношења типских Листа категорија за архивску грађу и регистратурски материјал стваралаца у стечају и ликвидацији.

Бошко Ракић је истакао потребу за додатним простором који имају сви архиви и поставио је питање да ли је потребно све што је  до сада дефинисано као  „трајно“ преузимати.

Ј. Живковић сматра да АДС мора бити активно и узети већег утицаја у доношењу закона за поједине области.

У вези са темом Ј. Живковић,  Божа Јањић је предложио да се инсистира да се донесу  Листе категорија за све судове.

Љ. Ђуровић је изнела искуство ИА Ниш - они су направили своју типску листу на коју су дали сагласност и коју примењују у случају  стечајева без донете појединачне Листе категорија. Изнела је проблем са првосудним органима који се не односе  према архивској грађи како је то по закону дефинисано.

Југослав Вељковски се укључио у расправу у смислу дефинисања улоге и функције архива – да ли смо ми културна установа, државни орган или нешто треће?

Велику пажљу присутних и расправу на ту тему изазвао је и Закон о здравственој документацији и евиденцијама у области здравства  који прописује знатно дуже рокове чувања за историје болести. Поставило се питање смештаја те документације и у регистратурама и у архивима након преузимања. Ј. Вељковски је у погледу расправе о документацији која је уништена у поплавама изнео став да се та документација може излучити само уколико Минстарство културе скине ознаку „трајно“, а што покреће надлежни архив код Министарства. С. Петров је изнела практичне савете како заштити документацију у случају поплаве, да је битно што брже реаговати, осушити документацију, изнела методе спречавања развоја микроорганизама, као и процедуру која је примењена у Историјском архиву Пожаревац када је у важној судској регистратури дошло до уништења документације услед поплаве. Предложила је да се у таквим ситуацијама обавезно консултује конзерваторска служба Архива Стрбије.

Божа Јањић је на крају изнео став који је подржала већина да архиви треба да буду под надлежношћу Републике, а не локалних самоуправа.

Одлични домаћини пружили су интересантан програм након завршетка радионице, обилазак Народног музеја „Топлице“ и изложбе посвећене Топличком устанку 1917. године.

Општи је утисак свих присутних да су оваква окупљања неопходна и да је мото овогодишњих стручних радионица „Пут ка уједначавању архивске праксе“  циљ коме морамо тежити.

Закључке са радионице можете преузети овде.