ЗАКЉУЧЦИ СА VIII МЕЂУНАРОДНОГ АРХИВИСТИЧКОГ САВЕТОВАЊА „СЕНТА 2024“

• Електронски документ је наша стварност, а не избор или могућност. Архивисти ту реалност морају прихватити и деловати проактивно у смислу укључивања у све процесе и све фазе у животу електронског документа, посебно у области правног регулисања и израде одговарајућих информационих система и софтверских решења за рад са документима.

• Вештачка интелигенција (ВИ) је све присутнија у свим областима живота, без обзира колико смо тога свесни или не. Њене могућности не смеју остати неискоришћене у архивима. Међутим, ВИ и њено коришћење са собом носи и могућности злоупотреба којих архивисти морају бити свесни и у довољној мери припремљени на ризике (фалсификовање докумената, фотографија, чињеница и сл.).

• Вештачка интелигенција се „храни“ подацима који се налазе у дигиталном простору. Архивска грађа и информације које она садржи такође су све присутнији у дигиталном свету. У том смилу и архивска грађа може бити материјал за машинско учење и предмет различитих злоупотреба, независно од тога да ли је настала у аналогном окружењу, па је дигитално трансформисана или је настала изворно у дигиталном облику. Најбољи вид заштите архивске грађе, без обзира на начин на који је настала, од ризика које могућа злоупотреба ВИ са собом носи, јесте поштовање свих позитивних законских прописа и стручних стандарада, како у процесу дигитализације и кроз поступке за њену дигиталну видљивост када је у питању аналогно настала архивска грађа, тако и током читавог животног циклуса електронског документа за архивску грађу насталу у електронском облику. Истовремено и креатори ВИ треба да се руководе етичким принципима и ограниче све поступке који могу довести до злоупотреба и нарушавања аутентичности докумената и информација које документи садрже.

• Дигитализација је присутна у бројним радним процесима и различитим делатностима, па и у архивима. Предности дигитализације се морају искористити у пуном обиму, не само кроз дигитализацију архивске грађе, већ и кроз различите радне процесе у архивима који ће олакшати рад (израда топографских показивача, водича, контрола температуре, влажности, заштита од пожара итд.), те у том смислу треба интензивније наставити са развојем и унапређењем функција АРХИС-а као једног од начина за дигитализацију радних процеса у архивима.

• Архиви су превасходно установе заштите архивске грађе, те би и културно-просветна и едукативна делатност архива требало да кореспондира са том основном функцијом.

• Заштита архивске грађе у смислу адекватних архивских зграда и опреме је и даље један од најважнијих проблема са којима се сусрећу архиви. Закон о архивској грађи и архивској делатности прописује да су оснивачи архивских установа дужни да обезбеде објекте и услове за смештај архивске грађе. У тренутку док се одржавало ово архивистичко саветовање један архив је био принуђен да из зграде добијене од локалне самоуправе оснивача хитно исељава 3,5 километара архивске грађе у неусловне просторије, 25 килиметара удаљено од свог седишта! Највећи број архива (осим Историјског архива Града Новог Сада за који је изграђена наменска зграда) немају више расположивог простора за смештај архивске грађе, а простори у којима су смештени најчешће нису у власништву архива. Архивисти са Саветовања зато упућују апел Министарству културе Републике Србије да се проблеми архива у Србији решавају одмах и сада, континуираним утицајем на јединице локалне самоуправе да поштују одредбе Закона о архивској грађи и архивској делатности. Питање простора за смештај архивске грађе и питање стручних кадрова којих је такође све мање у архивима су кључни проблеми који траже хитно решавање. Архивска грађа и архиви не могу заувек чекати боља времена јер је питање заштите и очувања архивске грађе за сваку државу питање егзистенције, као што је за појединца кров над главом и храна на столу.

• Архивска грађа на Косову и Метохији је подједнако угрожена као и српски народ. Најскорији примери насилног упада у институције државе Србије и заплене архивске грађе супротни су свим међународним прописима и конвенцијама и заслужују најстрожију осуду. Сваки вид уништења, одузимања, угрожавања, односа према архивској грађи супротно међународним прописма и стандардима мора бити заустављен. Апелујемо на Министарство културе Републике Србије да пред међународним инситуцијама што хитније покрене питање заштите архивске грађе као дела српског културног наслеђа на Косову и Метохији и дела јединственог архивског фонда Републике Србије, те да се свако даље непримерено поступање у коме архивска грађа може бити оштећена или уништена, одмах заустави. Архивска грађа је најважнији и неоспорив доказ живота и деловања како Срба, тако и других грађана на Косову и Метохији, те држава мора предузети све мере да се она заштити и врати под окриље архивских установа Републике Србије. Крађа и уништење културног блага, распарчавање архивских фондова државних органа и установа није прихваљиво и не сме бити толерисано.

• Поред архивске грађе, у архивима морају бити заштићени и људи. У заштити људи и архивске грађе морају се бирати средства која ће бити прихватљива за здравље људи, за безбедност архивске грађе, али и за природу. Директори архива морају бити свесни опасности и ризика који постоје, те је потребно да се из употребе избаце супстанце које могу бити опасне по људе и околину, али и архивску грађу (формалин, тимол и др). Директори архива морају обезбедити здраво радно окружење и инсистирати на набавци опреме и материјала којима ће се вршити дезинфекција архивске грађе приликом њеног пријема у строго контролисаним условима. Средства за дезинфекцију морају бити „зелена“, то јест еколошки прихватљива и безбедна како за људе, тако и за архивску грађу и околину.

• Поред конзерватора папира, архивима ће ускоро бити потребна и нова занимања која ће се бавити дигиталном презервацијом и конзервацијом.

• Једна наука се не може сматрати науком ако нема истражену и написану сопствену историју. Зато је истраживање тема из историје архивистике и писање биографија значајних архивиста важно на путу дефинисања архивистике као науке.

• Архивски кадрови су у озбиљном проблему, све их је мање, а образовна структура у архивима је све неповољнија. Из тог разлога важно је што хитније размишљати о формалном образовању архивиста (обезбедити одговарајуће студијске програме на универзитетима), затим њиховом стручном усавршавању кроз рад (мора се израдити план и стратегија неформалне едукације) и мотивисању запослених да стручно напредују. Потребно је, у том смислу израдити и донети нови правилник о полагању стручног испита у архивима, а на основу Закона о архивској грађи и архивској делатности и реформисати програм полагања у складу са потребама савремених архива.

• Веома је битно и да се обезбеде финансијска средства и изврше потребне измене у правилницима о организацији и систематизацији у оквиру установа како би сва до сада и убудуће стечена виша стручна звања архивских радника била вреднована кроз плату. Апелујемо зато на Министарство културе Републике Србије да што хитније утврди динамику и јасне рокове преласка архива у надлежност Министарства културе, како је то Законом о архивској грађи и архивској делатности предвиђено. Синтагма у Закону „када се стекну услови“ није прихватљива у једном важном правном акту какав је Закон, а архивистима не пружа довољну сигурност. Локалне самоуправе произвољно процењују давања за архиве и врло често не вреднују стручна звања архивиста. Апелујемо на директоре архивских установа да до преласка на финансирање архива од стране Министарства културе предузму све што је у њиховој надлежности и у договору са органима јединица локалне самоуправе изврше одговарајуће измене и допуне правилника о организацији и систематизацији, планирају и траже одговарајућа средства од оснивача, како би сви запослени који су стекли виша стручна звања могли да имају и припадајућу плату.

• Архивистима приправницима потребно је обезбедити у архивима одговарајуће менторе, стручне раднике који ће их током приправничког стажа водити кроз процесе рада у архиву и пружати практичну стручну помоћ у припреми стручног испита. Добар архивиста може бити само онај који је својим знањем објединио цео процес, све фазе у заштити архивске грађе, од њеног настанка код ствараоца, преко уласка у архив, па до њеног сређивања, обраде, дигитализације и/или микрофилмовања и израде научно-обавештајног средства, односно описа и представљања јавности.

• Извори за економску историју представљају количински значајан и садржајно веома важан део архивске грађе у архивима, али којем није посвећивана дужна и довољна пажња. Из тог разлога са саветовања упућујемо предлог архивским установама да у својим програмима рада у делу сређивања и обраде и израде обавештајних средстава укључе у већој мери и фондове и збирке значајне за изучавање економске историје, како за архивску грађу старијег периода, тако и за архивску грађу социјалистичог периода. Истраживање ове гране историје треба подстицати у већој мери, а истраживаче мотивисати сређеним, обрађеним и доступним фондовима.

Комисија за закључке

Лела Павловић, архивски саветник, (МИА Чачак)

Љиљана Дожић, архивски саветник (Архив Војводине)

Слободанка Цветковић, архивски саветник (ИА Пожаревац)